Verkostomainen yhteistyö tuottaa toimivia järjestelmiä

Valtion tietojärjestelmäprojekteilla on huono kaiku. Ne usein ylittävät budjettinsa ja myöhästyvät. Lopputulos on toisinaan vanhentunut jo valmistuessaan. Asiantuntijat ja asiakkaat ihmettelevät, että miksi meille tämmöinen rakennettiin?

pexels-photo-546819.jpegValtionavustusten digitalisointia tavoitteleva projekti VaDi on edennyt kolmanteen vaiheeseensa. Se alkoi joulukuussa 2016 ja on näillä näkymin jatkumassa kesäkuulle 2018 asti. Nyt on hyvä aika tehdä väliarviota projektin toteutuksesta ja saavutuksista. Tähän mennessä projekti on edennyt kohtuullisen hyvin.

Projektia on tehty koko ajan avustusprosessin ehdoilla. Sitä mukaa kun prosessi on edennyt, on myös rakennettu järjestelmää. Alkuun rakennettiin hakulomakkeet ja sitten hakemusten täydennystoiminnallisuudet ja nyt viimeisimpänä päätöksen teon ja sähköisen hyväksynnän osa-alueet. Kevään aikana on tarkoitus vielä rakentaa hankkeiden toteutusaikaiset ja niiden loppuraportointiin ja tiliselvityksiin liittyvät toiminnot.

Hanke on pysynyt raiteillaan tiukassa aikataulussa ja kohtuullisesti myös budjetissaan eri toimijoiden tiiviin yhteistyön ansiosta. Hankkeen kompleksisuudesta kertoo jotain se, että toimijoita on kuudesta aluehallintovirastosta neljältä eri toimialalta (kirjasto, liikunta, nuoriso sekä ympäristövastuualueelta) sekä niiden yhteisestä hallintoyksiköstä (ainakin tieto, viestintä ja yleishallinto), KEHA-keskuksesta, Opetus- ja kulttuuriministeriöstä sekä Gofore Oy:ltä. Hankkeella on mm. kaksi ohjausryhmää: Atomi hankkeen johtoryhmä sekä opetus- ja kulttuuritoimen johtajat.

Jotta paketti on pysynyt kasassa, on tarvittu massiivista määrää kokoustamista ja viestintää eri tahojen kesken. Ilman toimivia työkaluja (skype, confluence, flowdock, työtilat, intra, DreamBroker, Tiimeri, Elisa Chat, Jira, VSTS, Adobe Connect, sähköposti…) ei hommasta olisi tullut mitään. Keskeinen hyve projektissa on ollut ketteryys, joka on paljolti saavutettu toimivien kokouskäytänteiden ja tiiviin muun yhteydenpidon avulla.

Kaikkein tärkein syy projektin onnistumiseen tähän mennessä on ollut oman vastuualueeni, eli opetus- ja kulttuuritoimen, sekä AVIn hallinnon vahva tahtotila viedä asiaa eteenpäin. Johtajamme ja päällikkömme molemmilla tahoilla ovat priorisoineet tätä. Projektiryhmän jäsenet eivät ole laskeneet työtuntejaan asian edistämisessä. On oltu valmiita kokeilemaan uusia juttuja ja tekemään nopeitakin päätöksiä.

Toinen keskeinen onnistumisen edellytys on ollut aiempi työ, jota sähköisen asioinnin eteen on tehty virastoissamme sekä KEHAssa että Goforella. Erityisesti ympäristölupa puolen toimeksiannosta rakennetut järjestelmät ovat dramaattisesti nopeuttaneet omaa etenemistämme. USPAn kehittäminen on tukenut omaa työtämme. Monta palikkaa on loksahtanut paikalleen.

Kaiken tämän seurauksena voidaan todeta, että meillä on toimiva ja asiakkaidenkin kiittämä sähköinen valtionavustusten haku- ja käsittelyjärjestelmä käyttöönotettuna. Sisällä on nyt n. 2000 hakemusta ja satoja täydennyksiä. Pian alkaa päätösten teon aika ja sinne tehdään tänä vuonna n. 2500 päätöstä. Ensi syksynä alkavat taas uudet hakukierrokset. Samalla projektin työ jatkuu järjestelmän seuraavan version kanssa. Päivitys on aina kolmen viikon välein.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

w

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s